一般來說，年會都安排在晚上進行，為了達到渲染、增強年會現場的感染力等的目的。年會舞臺搭建要考慮現場色彩的整體設計、強調；燈光的亮度、色彩、位置、閃動的頻率;音響的擺放位置、聲音大小等。

所以在搭建年會舞臺時可以按照節目的要求，采用合適的舞臺背景、美圖、彩色燈光柱、聚光燈投影效果、高功率的音響來調節年會現場。

年會舞臺搭建要考慮到舉行年會的場地，一般分為室內和室外場地，選擇時首先要考慮年會現場需要使用的面積以及容納人數，其次詢問場地價格，按怎樣標準收費的，是以小時收費還是天數收費，然后還有年會現場的硬件提供比如：舞臺、背景架、燈光架、音響、投影儀、麥克風、舞臺拼接地塊、桌椅等各種其他小件物品，最后要注意電水的提供是否方便，是不是需要另外給錢，附近有沒有廁所、停車場等。

此外根據舞臺使用對象確定舞臺大小。要做一個成功的舞臺并不是看上去那么輕松，因為在用于年會的舞臺搭建的前期必要準備許多設備，如果年會現場有比較大型的表演，還可以利用電視轉播、大屏幕顯示器等合理的設施來配合完成。

一般在年會現場會用鋼結構或者鋁合金結構的桁架，如果桁架很大可用考慮用手拉或者電動葫蘆控制升降。

然后就是舞臺搭建的機械，這方面主要是要求安全可靠，所有舞臺機械都必須保證絕對安全可靠的。可靠性設計理論上是建立在大量實驗數據基礎上的，不同的使用場合要求的可靠度也是不一樣的，設備的可靠性是根據其維修難易、重要程度、工作要求等方面的因素綜合考慮決定的。

由于具體深入的研究和缺乏必要的實驗數據，可靠性設計理論尚無具體應用。舞臺機械的安全性指標主要包括電氣安全、人身安全等方面，他們是有關聯的。所以要加強這個行業員工的安全意識，討論的焦點將是舞臺搭建的安全問題，尤其是提到二三線城市的年會的舞臺搭建，現狀較多的都是沒有資質的。所以在選擇舞臺廠家和搭建方的時候一定不能光圖便宜，還要考慮設備質量和售后服務。

此外通常年會舞臺會采用多層次的布置方式，這樣可以使整個舞臺顯得具有有立體感和空間感，使觀看者感覺不那么單一。確定舞臺的主題色和舞臺的背景底色。除了用于年會的舞臺外，舞臺下面靠近前排觀眾座位的場地常常也會被利用起來作為表演場，這就需要合理調整觀眾的座位，前面座位之前適當留空地滿足年會需要。

將年會舞臺的基礎結構搭建完成之后，下一步就是裝飾舞臺了，廠家提供的快裝舞臺或者移動舞臺都可以鋪有地毯，主要會選用紅色地毯，或者說是白色、黑色等，但主要還是看用戶選擇什么顏色的地毯，舞臺的正側面也需要修飾，這樣才能使舞臺看起來大氣，然而在選用地毯的時候最好選擇新的地毯。